Si, se ve m\u00e1s a menudo de lo que se quisiera, pero con tantos mensajes de correo que nos llegan cada d\u00eda, mantener las bandejas de correo limpias y ordenadas parece una misi\u00f3n imposible.<\/p>\n\n\n\n
Tener las bandejas de correo ordenadas es muy importante porque el desorden puede provocar que pasemos por alto mensajes importantes o dejemos de responder asuntos que requieren atenci\u00f3n inmediata.<\/p>\n\n\n\n
Por otro lado, los mensajes de correo ocupan espacio y si el cliente de correo est\u00e1 sincronizado con el servidor de correo (como es el caso en las cuentas IMAP o en las cuentas de Exchange), se podr\u00eda agotar el espacio de almacenamiento que tenemos asignado y vamos a tener inconvenientes para recibir mensajes.<\/p>\n\n\n\n
A continuaci\u00f3n presento 5 t\u00e9cnicas que nos pueden ayudar a organizar el correo electr\u00f3nico. Todas estas t\u00e9cnicas pueden ser aplicadas al cliente de correo Microsoft Outlook y la t\u00e9cnica No. 1 se puede aplicar a cualquier cliente de correo.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
T\u00e9cnica No. 1: Cordialmente decir \u201cNo me interesa\u201d<\/h2>\n\n\n\n La fuente m\u00e1s com\u00fan de el alto flujo de mensajes que recibimos son los correos publicitarios, los cuales se pueden clasificar en dos grupos: 1) mensajes de empresas que ofrecen sus productos a trav\u00e9s de plataformas o servicios de correo masivo dise\u00f1adas para administrar listas de suscriptores. 2) mensajes de empresas que env\u00edan correos masivos sin tener en cuenta si los destinatarios quieren o no recibirlos. La siguiente t\u00e9cnica es para mensajes del grupo 1:<\/p>\n\n\n\n
Todos los mensajes de este tipo deben tener una opci\u00f3n para des-suscribirse (darse de alta o darse de baja son t\u00e9rminos que tambi\u00e9n se usan, dependiendo del pa\u00eds). La idea es que el destinatario del correo decida si desea o no seguir recibiendo mensajes del remitente en cuesti\u00f3n y es deber del remitente respetar los deseos del destinatario. Es pura cuesti\u00f3n de etiqueta comercial en pa\u00edses que no tienen una legislaci\u00f3n expl\u00edcita sobre mensajes de correo, y es una cuesti\u00f3n de obligatorio cumplimiento en pa\u00edses como Estados Unidos y la Uni\u00f3n Europea que si cuentan con legislaci\u00f3n expl\u00edcita a ese respecto.<\/p>\n\n\n\n
La siguiente imagen muestra algunos ejemplos de v\u00ednculos de des-suscripci\u00f3n. En ocasiones esta parte del mensaje viene en ingl\u00e9s.<\/p>\n\n\n\nEjemplos de v\u00ednculos de des-suscripci\u00f3n<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nEsto es algo tedioso, pero hay que hacerlo TODOS LOS D\u00cdAS, para prevenir que la bandeja de entrada se siga inundando con este tipo de mensajes. Esto es lo que se debe hacer:<\/p>\n\n\n\n
Abrir el mensaje<\/li> Buscar el v\u00ednculo de des-suscripci\u00f3n que normalmente est\u00e1 al final del mensaje<\/li> Hacer clic sobre este v\u00ednculo (*), el cual debe llevar a un sitio web que confirma que la direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico ha sido eliminada de la lista.<\/li> Si despu\u00e9s de hacer esto siguen llegando mensajes de ese remitente, usar la t\u00e9cnica No. 2.<\/li><\/ul>\n\n\n\n*Atenci\u00f3n:<\/strong> Antes de hacer clic en cualquier v\u00ednculo de un mensaje de correo, examinar si es un mensaje aparentemente de una empresa real y no de pronto un mensaje enga\u00f1oso que nos induzca a descargar malware en el equipo. Nunca estos v\u00ednculos de des-suscripci\u00f3n deben descargar ning\u00fan archivo en el computador ni llevarnos a un sitio que nos pida informaci\u00f3n personal o descargar y ejecutar alg\u00fan archivo.<\/p>\n\n\n\nEn el siguiente video se muestra el proceso:<\/p>\n\n\n\n<\/video>Ejemplo para des-suscribirse de una lista de correo<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nLa p\u00e1gina de des-suscripci\u00f3n es posible que est\u00e9 en ingl\u00e9s y en ocasiones puede aparecer una encuesta para saber por qu\u00e9 uno se est\u00e1 borrando de la lista. Esta encuesta es opcional.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
T\u00e9cnica No. 2: Filtrar los mensajes<\/h2>\n\n\n\n Para los mensajes del grupo 2 o para aquellos mensajes que no tienen la decencia de incluir un v\u00ednculo de des-suscripci\u00f3n se recomienda establecer reglas que los filtren. La siguiente t\u00e9cnica se puede usar en el cliente de correo Outlook de Microsoft:<\/p>\n\n\n\n
a) copiar la direcci\u00f3n de correo del remitente (para esto en Outlook se puede abrir el mensaje, hacer clic derecho sobre el nombre del remitente y seleccionar el men\u00fa \u201cAbrir propiedades de Outlook\u201d. Seleccionar la direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico y pulsar las teclas <Control><C>. Cerrar la ventana de propiedades.<\/p>\n\n\n\nVentana Propiedades de Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nb) Ir al men\u00fa Reglas, seleccionar \u201cCrear regla\u201d<\/p>\n\n\n\n
c) Hacer clic en \u201cOpciones avanzadas\u201d<\/p>\n\n\n\nOpciones avanzadas del men\u00fa \u00abCrear regla\u00bb<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nd)marcar la casilla \u201cCon cierto texto en la direcci\u00f3n del remitente\u201d y hacer clic en la frase \u201ccierto texto\u201d que aparece m\u00e1s abajo.<\/p>\n\n\n\nCondici\u00f3n \u00abcierto texto\u00bb<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\ne) en la ventana que sale copiar la direcci\u00f3n que queremos filtrar y hacer clic en el bot\u00f3n \u201cAgregar\u201d y despu\u00e9s en el bot\u00f3n aceptar.<\/p>\n\n\n\nAgregar una direcci\u00f3n de correo al filtro<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nf) Luego hacer clic en el bot\u00f3n \u201cSiguiente\u201d y seleccionar la casilla \u201cEliminarlo de forma permanente\u201d. All\u00ed sale una advertencia de que una vez eliminado no habr\u00e1 forma de recuperarlo: hacer clic en \u201cSi\u201d<\/p>\n\n\n\nRegla para eliminar mensajes de cierto remitente<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\ng) Luego hacer clic en el bot\u00f3n \u201cSiguiente\u201d. Aparece la ventana de Excepciones. No seleccionar ninguna excepci\u00f3n y hacer clic en el bot\u00f3n siguiente.<\/p>\n\n\n\n
h) Asignarle un nombre a la regla. Luego seleccionar las casillas \u201cEjecutar esta regla ahora \u2026.\u201d y \u201cactivar esta regla\u201d. Y por \u00faltimo hacer clic en el bot\u00f3n finalizar.<\/p>\n\n\n\nEjecutar la regla reci\u00e9n creada<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nEn el siguiente video se muestra el procedimiento:<\/p>\n\n\n\n<\/video>Crear una regla que elimina mensajes<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nEsta misma regla la podemos utilizar para filtrar m\u00e1s de un remitente. Supongamos que recibimos muchos mensajes de diferentes remitentes del mismo dominio, por ejemplo de promociones@lafoquita.com, ventas@lafoquita.com y marketing@lafoquita.com. Para dejar de recibir mensajes de \u201clafoquita.com\u201d vamos a modificar la regla anterior.<\/p>\n\n\n\n
Ir al men\u00fa \u201cReglas\u201d y seleccionar \u201cAdministrar reglas y alertas\u201d. All\u00ed aparece una ventana con la lista de reglas que tenemos definidas. Hacer clic sobre la regla que nos interesa y en la parte de abajo en \u201cDescripci\u00f3n de la regla\u2026\u201d hacer clic sobre el v\u00ednculo (este v\u00ednculo es la lista de remitentes que queremos bloquear\u201d.<\/p>\n\n\n\nModificar una regla de Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nAll\u00ed aparece nuevamente la ventana para agregar texto a nuestra lista. Copiar \u201c@lafoquita.com\u201d y hacer clic en agregar. Esto har\u00e1 que se filtren todos los mensajes provenientes del dominio \u201clafoquita.com\u201d, no importa qu\u00e9 buz\u00f3n sea el remitente.<\/p>\n\n\n\nAgregar m\u00e1s filtros a una regla de Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Luego hacer clic en aceptar y para finalizar hacer clic en \u201cAplicar\u201d<\/p>\n\n\n\n
De esta manera podemos ir alimentando nuestra lista de Spam. Hay que tener presente que estos mensajes se eliminar\u00e1n autom\u00e1ticamente y de forma definitiva sin que ni siquiera nos enteremos.<\/p>\n\n\n\n
En el siguiente video se muestra el procedimiento.<\/p>\n\n\n\n<\/video>Modificar una regla de Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nSe eliminar\u00e1n los mensajes provenientes de \u201c@lafoquita.com\u201d que lleguen despu\u00e9s de crear la regla. Para eliminar los mensajes que ya est\u00e1n en la bandeja de entrada es necesario ir al men\u00fa Reglas, Administrar reglas y seleccionar \u201cEjecutar reglas\u201d.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
T\u00e9cnica No. 3: Lo que si queremos leer, pero no ya, ya, ya<\/h2>\n\n\n\n Todos tenemos alg\u00fan tipo de suscripci\u00f3n hoy en d\u00eda. Y son tal vez cosas que nos interesa leer de vez en cuando, pero a las que solo les dedicamos un rato de un d\u00eda a la semana. Por ejemplo, una suscripci\u00f3n al informe econ\u00f3mico que env\u00eda el banco o una suscripci\u00f3n a una publicaci\u00f3n sobre un tema espec\u00edfico.<\/p>\n\n\n\n
Para ese tipo de contenido vamos a crear carpetas para organizarlos y a destinar un tiempo y d\u00eda espec\u00edfico para revisarlos e ir borr\u00e1ndolos (a no ser que nos interese conservarlos). Supongamos que diariamente recibimos un bolet\u00edn de un banco acerca de la econom\u00eda del pa\u00eds y lo consultamos ocasionalmente.<\/p>\n\n\n\n
Esta t\u00e9cnica la dividimos en dos pasos:<\/p>\n\n\n\n
Crear una subcarpeta<\/li> Crear una regla que mueva los mensajes autom\u00e1ticamente a la subcarpeta<\/li><\/ul>\n\n\n\nCrear una subcarpeta<\/strong>: para no llenarnos de susbcarpetas es recomendable hacer carpetas m\u00e1s generales y dentro de estas abrir subcarpetas. Para este ejemplo voy a crear la carpeta \u201cBoletines\u201d y dentro de esta las carpetas \u201cBancos\u201d y \u201cJur\u00eddicos\u201d.<\/p>\n\n\n\nHacer clic en la carpeta principal, que normalmente lleva el nombre de nuestro buz\u00f3n. Hacer clic derecho y seleccionar la opci\u00f3n \u201cNueva carpeta\u201d, digitar un nombre de la carpeta + Enter. Repetir el procedimiento para crear las subcarpetas dentro de \u201cBoletines\u201d.<\/p>\n\n\n\nCrear una nueva carpeta dentro de Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nEn el siguiente video se muestra el procedimiento:<\/p>\n\n\n\n<\/video>Crear carpetas dentro de Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nA continuaci\u00f3n vamos a crear la regla para redirigir autom\u00e1ticamente los boletines correspondientes a esas carpetas.<\/p>\n\n\n\n
Hacer clic sobre el mensaje que se desea mover autom\u00e1ticamenteMover elemento de Outlook a una carpeta<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nLuego hacer clic en \u201cSeleccionar carpeta\u201d y seleccionar la carpeta hacia donde se debe mover el elemento y hacer clic en aceptar y otra vez aceptar.<\/p>\n\n\n\nElegir una carpeta de Outlook para mover un elemento<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nLuego seleccionar la casilla \u201cEjecutar esta regla ahora \u2026..\u201d y Aceptar.<\/p>\n\n\n\nEjecutar regla de Outlook despu\u00e9s de crearla<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nDe all\u00ed en adelante todos los mensajes provenientes de esa fuente se mover\u00e1n autom\u00e1ticamente a la carpeta correspondiente.<\/p>\n\n\n\n
Repetir los pasos anteriores para los dem\u00e1s boletines y mensajes que queramos mover autom\u00e1ticamente a carpetas.<\/p>\n\n\n\n
En el siguiente video se muestra el procedimiento:<\/p>\n\n\n\n<\/video>Mover mensajes a carpetas autom\u00e1ticamente<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\n
T\u00e9cnica No. 4: Que se pudra<\/h2>\n\n\n\n En ocasiones recibimos mensajes que no van dirigidos a nosotros directamente, sino que estamos en copia para que estemos enterados. O tal vez recibimos mensajes que nos informan sobre alg\u00fan evento y no sabemos si vamos a asistir o mensajes que no son tan urgentes y en los que no podemos resolver nada.<\/p>\n\n\n\n
Si definitivamente estos mensajes no son cruciales para ser archivados, yo recomiendo crear una carpeta con el nombre \u201cque se pudra\u201d o algo similar. All\u00ed moveremos todos esos mensajes para que no est\u00e9n en la bandeja de entrada.<\/p>\n\n\n\n
Es importante aplicarle una regla de autoarchivo a dicha carpeta para que estos mensajes se borren despu\u00e9s de, digamos, 3 meses. Si en 3 meses no ha sucedido nada sobre el tema en cuesti\u00f3n, no es necesario perderle m\u00e1s tiempo al asunto.
La anterior soluci\u00f3n puede sonar un poco radical, pero da muy buenos resultados.<\/p>\n\n\n\nCarpeta para elementos que \u00abni fu ni fa\u00bb<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\n
T\u00e9cnica No. 5: Archivo y Autoarchivo<\/h2>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n
Algunas carpetas se van llenando con el tiempo sin que nos percatemos, por ejemplo, la bandeja de elementos eliminados o la de elementos enviados. Para no tener que estar borrando elementos de estas carpetas lo mejor es definir unas reglas de autoarchivo.<\/p>\n\n\n\n
Yo sugiero que los mensajes enviados que son importantes y requieren ser archivados por un largo periodo se trasladen a carpetas especiales despu\u00e9s de ser enviados. Podr\u00edamos tener una carpeta de \u201cClientes\u201d y organizar subcarpetas por nombre del cliente y all\u00ed mover los elementos recibidos y enviados que requieren ser conservados por un largo per\u00edodo.<\/p>\n\n\n\n
Tambi\u00e9n es posible poner estas carpetas en un nuevo archivo de datos localizado en el disco duro del PC, para que no nos ocupen espacio en el servidor, en caso de que nuestro buz\u00f3n est\u00e9 sincronizado (cuentas Exchange e IMAP).<\/p>\n\n\n\n
Para organizar nuestro archivo en un nuevo archivo de datos ubicado localmente primero vamos a crear el archivo de datos y luego vamos a crear la estructura del archivo. Despu\u00e9s vamos a ir moviendo los elementos que nos interesa conservar a las carpetas correspondientes. Esta operaci\u00f3n se hace manualmente. Para crear un nuevo archivo de datos:<\/p>\n\n\n\n
Ir al men\u00fa Archivo->Configuraci\u00f3n de la cuenta y seleccionar la opci\u00f3n \u201cConfiguraci\u00f3n de la cuenta\u201d<\/p>\n\n\n\nConfiguraci\u00f3n de la cuenta en Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nSeleccionar la pesta\u00f1a \u201cArchivos de datos\u201d y luego hacer clic en \u201cAgregar\u201d<\/p>\n\n\n\nAgregar archivo de datos en Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nSeleccionar una ubicaci\u00f3n (normalmente estos archivos se guardan en \u201cMis Documentos\\Archivos de Outlook\u201d), darle un nombre al archivo, por ejemplo \u201cArchivo local\u201d y aceptar.<\/p>\n\n\n\nCreaci\u00f3n de un archivo local de datos en Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nLuego cerrar la ventana de configuraci\u00f3n de la cuenta. Al lado izquierdo, en la lista de carpetas debe aparecer el nuevo archivo de datos. Dentro de este archivo de datos local crear la estructura de carpetas seg\u00fan como deseemos archivar los elementos. Por ejemplo:<\/p>\n\n\n\nEjemplo de una carpeta para archivo en Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nRecordar hacerle copia de seguridad a los archivos de datos de Outlook (con la extensi\u00f3n .pst) o si vamos a cambiar de computador no olvidar copiar esos archivos.<\/p>\n\n\n\n
En cuanto a las reglas de Autoarchivado, es algo que podemos programar para que el Outlook lo haga autom\u00e1ticamente, por ejemplo en las bandejas de eliminados y de enviados. Hacer clic derecho sobre la bandeja de elementos eliminados y seleccionar la opci\u00f3n \u201cPropiedades\u201d.<\/p>\n\n\n\nPropiedades de una carpeta de Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nLuego seleccionar la pesta\u00f1a \u201cAutoarchivar\u201d.<\/p>\n\n\n\n
En esta pesta\u00f1a seleccionar la opci\u00f3n \u201cArchivar esta carpeta utilizando la siguiente configuraci\u00f3n\u201d, luego escoger la cantidad de meses que queremos conservar los elementos y decidir si los queremos mover a una carpeta de archivo o si los queremos eliminar definitivamente.<\/p>\n\n\n\nReglas de autoarchivo en Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nEl autoarchivado se puede aplicar a cualquier carpeta de mensajes de Outlook pero es mucho m\u00e1s \u00fatil en las carpetas de eliminados y enviados.<\/p>\n\n\n\n
Importante<\/strong>: El autoarchivado en Outlook viene configurado para ejecutarse cada 14 d\u00edas. Es posible que si no tenemos abierto el Outlook todos los d\u00edas nunca se ejecute el autoarchivado. Para iniciar manualmente el autoarchivado hacer lo siguiente:<\/p>\n\n\n\nIr al men\u00fa Archivo->Herramientas y seleccionar la opci\u00f3n \u201cLimpieza del buz\u00f3n\u201d.<\/p>\n\n\n\nHerramienta limpieza del buz\u00f3n en Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nLuego seleccionar la opci\u00f3n \u201cAutoarchivar\u201d.<\/p>\n\n\n\nHerramienta Autoarchivar en Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nEsto har\u00e1 que se ejecuten las reglas de autoarchivo.<\/p>\n\n\n\n
Si queremos configurar las opciones generales de autoarchivado, por ejemplo para ponerlo cada 7 d\u00edas, ir al men\u00fa \u201cArchivo\u201d->Opciones (en el men\u00fa de la izquierda). Luego seleccionar \u201cAvanzado\u201d y seleccionar \u201cConfiguraci\u00f3n de Autoarchivar\u201d.<\/p>\n\n\n\nConfigurar autoarchivar en Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nAll\u00ed podemos definir cada cuanto correr el proceso de autoarchivo y si deseamos que nos salga antes una advertencia y otras opciones generales.<\/p>\n\n\n\nConfiguraci\u00f3n general de autoarchivar en Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\nEstas reglas generales se aplican a las carpetas de mensajes que no tengan reglas espec\u00edficas de autoarchivo.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
Conclusi\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n Mantener las bandejas de correo limpias y ordenadas es una labor de todos los d\u00edas. Las t\u00e9cnicas que se explicaron ayudan a facilitar esta labor.<\/p>\n\n\n\n
Imagen de portada: Business photo created by yanalya – www.freepik.com<\/a><\/p>\n\n\n\nLuc\u00eda Robledo F. es ingeniero electr\u00f3nico especializado en gerencia de inform\u00e1tica, desarrollo y arquitectura de software.<\/p>\n\n\n\n
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5 T\u00c9CNICAS PARA MANTENER LAS BANDEJAS DE CORREO LIMPIAS - C\u00e1psulas TIC - Stratwebgy<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Con tantos mensajes de correo que nos llegan, mantener las bandejas de correo limpias parece una misi\u00f3n imposible. Usa estas 5 t\u00e9cnicas.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/stratwebgy.com\/blog\/2021\/01\/07\/5-tecnicas-para-mantener-las-bandejas-de-correo-limpias\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"es_ES\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"5 T\u00c9CNICAS PARA MANTENER LAS BANDEJAS DE CORREO LIMPIAS - C\u00e1psulas TIC - Stratwebgy\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Con tantos mensajes de correo que nos llegan, mantener las bandejas de correo limpias parece una misi\u00f3n imposible. 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