Si, se ve más a menudo de lo que se quisiera, pero con tantos mensajes de correo que nos llegan cada día, mantener las bandejas de correo limpias y ordenadas parece una misión imposible.
Tener las bandejas de correo ordenadas es muy importante porque el desorden puede provocar que pasemos por alto mensajes importantes o dejemos de responder asuntos que requieren atención inmediata.
Por otro lado, los mensajes de correo ocupan espacio y si el cliente de correo está sincronizado con el servidor de correo (como es el caso en las cuentas IMAP o en las cuentas de Exchange), se podría agotar el espacio de almacenamiento que tenemos asignado y vamos a tener inconvenientes para recibir mensajes.
A continuación presento 5 técnicas que nos pueden ayudar a organizar el correo electrónico. Todas estas técnicas pueden ser aplicadas al cliente de correo Microsoft Outlook y la técnica No. 1 se puede aplicar a cualquier cliente de correo.
Técnica No. 1: Cordialmente decir “No me interesa”
La fuente más común de el alto flujo de mensajes que recibimos son los correos publicitarios, los cuales se pueden clasificar en dos grupos: 1) mensajes de empresas que ofrecen sus productos a través de plataformas o servicios de correo masivo diseñadas para administrar listas de suscriptores. 2) mensajes de empresas que envían correos masivos sin tener en cuenta si los destinatarios quieren o no recibirlos. La siguiente técnica es para mensajes del grupo 1:
Todos los mensajes de este tipo deben tener una opción para des-suscribirse (darse de alta o darse de baja son términos que también se usan, dependiendo del país). La idea es que el destinatario del correo decida si desea o no seguir recibiendo mensajes del remitente en cuestión y es deber del remitente respetar los deseos del destinatario. Es pura cuestión de etiqueta comercial en países que no tienen una legislación explícita sobre mensajes de correo, y es una cuestión de obligatorio cumplimiento en países como Estados Unidos y la Unión Europea que si cuentan con legislación explícita a ese respecto.
La siguiente imagen muestra algunos ejemplos de vínculos de des-suscripción. En ocasiones esta parte del mensaje viene en inglés.
Esto es algo tedioso, pero hay que hacerlo TODOS LOS DÍAS, para prevenir que la bandeja de entrada se siga inundando con este tipo de mensajes. Esto es lo que se debe hacer:
- Abrir el mensaje
- Buscar el vínculo de des-suscripción que normalmente está al final del mensaje
- Hacer clic sobre este vínculo (*), el cual debe llevar a un sitio web que confirma que la dirección de correo electrónico ha sido eliminada de la lista.
- Si después de hacer esto siguen llegando mensajes de ese remitente, usar la técnica No. 2.
*Atención: Antes de hacer clic en cualquier vínculo de un mensaje de correo, examinar si es un mensaje aparentemente de una empresa real y no de pronto un mensaje engañoso que nos induzca a descargar malware en el equipo. Nunca estos vínculos de des-suscripción deben descargar ningún archivo en el computador ni llevarnos a un sitio que nos pida información personal o descargar y ejecutar algún archivo.
En el siguiente video se muestra el proceso:
La página de des-suscripción es posible que esté en inglés y en ocasiones puede aparecer una encuesta para saber por qué uno se está borrando de la lista. Esta encuesta es opcional.
Técnica No. 2: Filtrar los mensajes
Para los mensajes del grupo 2 o para aquellos mensajes que no tienen la decencia de incluir un vínculo de des-suscripción se recomienda establecer reglas que los filtren. La siguiente técnica se puede usar en el cliente de correo Outlook de Microsoft:
a) copiar la dirección de correo del remitente (para esto en Outlook se puede abrir el mensaje, hacer clic derecho sobre el nombre del remitente y seleccionar el menú “Abrir propiedades de Outlook”. Seleccionar la dirección de correo electrónico y pulsar las teclas <Control><C>. Cerrar la ventana de propiedades.
b) Ir al menú Reglas, seleccionar “Crear regla”
c) Hacer clic en “Opciones avanzadas”
d)marcar la casilla “Con cierto texto en la dirección del remitente” y hacer clic en la frase “cierto texto” que aparece más abajo.
e) en la ventana que sale copiar la dirección que queremos filtrar y hacer clic en el botón “Agregar” y después en el botón aceptar.
f) Luego hacer clic en el botón “Siguiente” y seleccionar la casilla “Eliminarlo de forma permanente”. Allí sale una advertencia de que una vez eliminado no habrá forma de recuperarlo: hacer clic en “Si”
g) Luego hacer clic en el botón “Siguiente”. Aparece la ventana de Excepciones. No seleccionar ninguna excepción y hacer clic en el botón siguiente.
h) Asignarle un nombre a la regla. Luego seleccionar las casillas “Ejecutar esta regla ahora ….” y “activar esta regla”. Y por último hacer clic en el botón finalizar.
En el siguiente video se muestra el procedimiento:
Esta misma regla la podemos utilizar para filtrar más de un remitente. Supongamos que recibimos muchos mensajes de diferentes remitentes del mismo dominio, por ejemplo de promociones@lafoquita.com, ventas@lafoquita.com y marketing@lafoquita.com. Para dejar de recibir mensajes de “lafoquita.com” vamos a modificar la regla anterior.
Ir al menú “Reglas” y seleccionar “Administrar reglas y alertas”. Allí aparece una ventana con la lista de reglas que tenemos definidas. Hacer clic sobre la regla que nos interesa y en la parte de abajo en “Descripción de la regla…” hacer clic sobre el vínculo (este vínculo es la lista de remitentes que queremos bloquear”.
Allí aparece nuevamente la ventana para agregar texto a nuestra lista. Copiar “@lafoquita.com” y hacer clic en agregar. Esto hará que se filtren todos los mensajes provenientes del dominio “lafoquita.com”, no importa qué buzón sea el remitente.
Luego hacer clic en aceptar y para finalizar hacer clic en “Aplicar”
De esta manera podemos ir alimentando nuestra lista de Spam. Hay que tener presente que estos mensajes se eliminarán automáticamente y de forma definitiva sin que ni siquiera nos enteremos.
En el siguiente video se muestra el procedimiento.
Se eliminarán los mensajes provenientes de “@lafoquita.com” que lleguen después de crear la regla. Para eliminar los mensajes que ya están en la bandeja de entrada es necesario ir al menú Reglas, Administrar reglas y seleccionar “Ejecutar reglas”.
Técnica No. 3: Lo que si queremos leer, pero no ya, ya, ya
Todos tenemos algún tipo de suscripción hoy en día. Y son tal vez cosas que nos interesa leer de vez en cuando, pero a las que solo les dedicamos un rato de un día a la semana. Por ejemplo, una suscripción al informe económico que envía el banco o una suscripción a una publicación sobre un tema específico.
Para ese tipo de contenido vamos a crear carpetas para organizarlos y a destinar un tiempo y día específico para revisarlos e ir borrándolos (a no ser que nos interese conservarlos). Supongamos que diariamente recibimos un boletín de un banco acerca de la economía del país y lo consultamos ocasionalmente.
Esta técnica la dividimos en dos pasos:
- Crear una subcarpeta
- Crear una regla que mueva los mensajes automáticamente a la subcarpeta
Crear una subcarpeta: para no llenarnos de susbcarpetas es recomendable hacer carpetas más generales y dentro de estas abrir subcarpetas. Para este ejemplo voy a crear la carpeta “Boletines” y dentro de esta las carpetas “Bancos” y “Jurídicos”.
Hacer clic en la carpeta principal, que normalmente lleva el nombre de nuestro buzón. Hacer clic derecho y seleccionar la opción “Nueva carpeta”, digitar un nombre de la carpeta + Enter. Repetir el procedimiento para crear las subcarpetas dentro de “Boletines”.
En el siguiente video se muestra el procedimiento:
A continuación vamos a crear la regla para redirigir automáticamente los boletines correspondientes a esas carpetas.
Hacer clic sobre el mensaje que se desea mover automáticamente
Hacer clic en el menú Reglas->Crear Regla
En la ventana que sale seleccionar en la parte de arriba la opción “De [remitente]”
Y en la parte de abajo seleccionar la opción “Mover el elemento a la carpeta:
Luego hacer clic en “Seleccionar carpeta” y seleccionar la carpeta hacia donde se debe mover el elemento y hacer clic en aceptar y otra vez aceptar.
Luego seleccionar la casilla “Ejecutar esta regla ahora …..” y Aceptar.
De allí en adelante todos los mensajes provenientes de esa fuente se moverán automáticamente a la carpeta correspondiente.
Repetir los pasos anteriores para los demás boletines y mensajes que queramos mover automáticamente a carpetas.
En el siguiente video se muestra el procedimiento:
Técnica No. 4: Que se pudra
En ocasiones recibimos mensajes que no van dirigidos a nosotros directamente, sino que estamos en copia para que estemos enterados. O tal vez recibimos mensajes que nos informan sobre algún evento y no sabemos si vamos a asistir o mensajes que no son tan urgentes y en los que no podemos resolver nada.
Si definitivamente estos mensajes no son cruciales para ser archivados, yo recomiendo crear una carpeta con el nombre “que se pudra” o algo similar. Allí moveremos todos esos mensajes para que no estén en la bandeja de entrada.
Es importante aplicarle una regla de autoarchivo a dicha carpeta para que estos mensajes se borren después de, digamos, 3 meses. Si en 3 meses no ha sucedido nada sobre el tema en cuestión, no es necesario perderle más tiempo al asunto.
La técnica de autoarchivo se explica más adelante.
La anterior solución puede sonar un poco radical, pero da muy buenos resultados.
Técnica No. 5: Archivo y Autoarchivo
Algunas carpetas se van llenando con el tiempo sin que nos percatemos, por ejemplo, la bandeja de elementos eliminados o la de elementos enviados. Para no tener que estar borrando elementos de estas carpetas lo mejor es definir unas reglas de autoarchivo.
Yo sugiero que los mensajes enviados que son importantes y requieren ser archivados por un largo periodo se trasladen a carpetas especiales después de ser enviados. Podríamos tener una carpeta de “Clientes” y organizar subcarpetas por nombre del cliente y allí mover los elementos recibidos y enviados que requieren ser conservados por un largo período.
También es posible poner estas carpetas en un nuevo archivo de datos localizado en el disco duro del PC, para que no nos ocupen espacio en el servidor, en caso de que nuestro buzón esté sincronizado (cuentas Exchange e IMAP).
Para organizar nuestro archivo en un nuevo archivo de datos ubicado localmente primero vamos a crear el archivo de datos y luego vamos a crear la estructura del archivo. Después vamos a ir moviendo los elementos que nos interesa conservar a las carpetas correspondientes. Esta operación se hace manualmente. Para crear un nuevo archivo de datos:
Ir al menú Archivo->Configuración de la cuenta y seleccionar la opción “Configuración de la cuenta”
Seleccionar la pestaña “Archivos de datos” y luego hacer clic en “Agregar”
Seleccionar una ubicación (normalmente estos archivos se guardan en “Mis Documentos\Archivos de Outlook”), darle un nombre al archivo, por ejemplo “Archivo local” y aceptar.
Luego cerrar la ventana de configuración de la cuenta. Al lado izquierdo, en la lista de carpetas debe aparecer el nuevo archivo de datos. Dentro de este archivo de datos local crear la estructura de carpetas según como deseemos archivar los elementos. Por ejemplo:
Recordar hacerle copia de seguridad a los archivos de datos de Outlook (con la extensión .pst) o si vamos a cambiar de computador no olvidar copiar esos archivos.
En cuanto a las reglas de Autoarchivado, es algo que podemos programar para que el Outlook lo haga automáticamente, por ejemplo en las bandejas de eliminados y de enviados. Hacer clic derecho sobre la bandeja de elementos eliminados y seleccionar la opción “Propiedades”.
Luego seleccionar la pestaña “Autoarchivar”.
En esta pestaña seleccionar la opción “Archivar esta carpeta utilizando la siguiente configuración”, luego escoger la cantidad de meses que queremos conservar los elementos y decidir si los queremos mover a una carpeta de archivo o si los queremos eliminar definitivamente.
El autoarchivado se puede aplicar a cualquier carpeta de mensajes de Outlook pero es mucho más útil en las carpetas de eliminados y enviados.
Importante: El autoarchivado en Outlook viene configurado para ejecutarse cada 14 días. Es posible que si no tenemos abierto el Outlook todos los días nunca se ejecute el autoarchivado. Para iniciar manualmente el autoarchivado hacer lo siguiente:
Ir al menú Archivo->Herramientas y seleccionar la opción “Limpieza del buzón”.
Luego seleccionar la opción “Autoarchivar”.
Esto hará que se ejecuten las reglas de autoarchivo.
Si queremos configurar las opciones generales de autoarchivado, por ejemplo para ponerlo cada 7 días, ir al menú “Archivo”->Opciones (en el menú de la izquierda). Luego seleccionar “Avanzado” y seleccionar “Configuración de Autoarchivar”.
Allí podemos definir cada cuanto correr el proceso de autoarchivo y si deseamos que nos salga antes una advertencia y otras opciones generales.
Estas reglas generales se aplican a las carpetas de mensajes que no tengan reglas específicas de autoarchivo.
Conclusión
Mantener las bandejas de correo limpias y ordenadas es una labor de todos los días. Las técnicas que se explicaron ayudan a facilitar esta labor.
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Lucía Robledo F. es ingeniero electrónico especializado en gerencia de informática, desarrollo y arquitectura de software.